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工作中使用即时通讯工具,到底是好事还是坏事?

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如今工作中有越来越多的人开始使用即时聊天工具,但是这有的时候会极大地降低我们的效率。以下是我们可以避免效率降低的方法。此篇文章编译自owen williams发表在Thinkgrowth上的一篇题为“Chat at work is killing my productivity”的文章。

的确是翻译过来的文章,一点也不适应我国国情……。友情提示:微信上不秒回老板的信息,有风险啊!

我们在工作使用Chat时常会遇到这样的场景:

[9:27] 同事A:Hi 我能问你一个问题吗
[9:28] 我:可以
同事A正在输入……….
[9:42] 同事:怎么在Google Drive里面找到TPS报告啊?

Cal Newport在Deep Work一书中提到,这些由聊天软件引起的“微分神”如今已经变成了一个大问题。我们的大脑无法完成在复杂工作中的不断抽出和浸入,因此没人能够彻底的专注于完成自己的任务

为了能够快速地学习艰难的任务,你必须专注在这件事上。换句话说,学习就是一种沉浸式的行为。如果你能够沉浸在任务中,那么你就能够发展经济所需要的掌握日渐复杂的系统和技能。

人们无法良好的应对一些广泛的,无时不刻的沟通工具。这个问题也适用于同步和异步沟通,但是我怀念不用24小时一直回复的日子。换句话说,我怀念邮件。

相比于完成我的任务,我更讨厌听到Slack软件“咚咚”打扰我,马上吸引了我的注意力。相反,邮件好像互联网的蜗牛邮件:有一点老,但是他强迫你工作的方式意味着你能简单的搁置一些工作。

我们本不认为我们已经倒在私人通知的负荷中了,但是我们还得一整天的盯着屏幕,只让事情变得更糟。

Slack让我想要重新回归邮件

证明回归邮件对我自己来说更加有效,可能听起来有点怀旧主义的风格,但是听我说完:邮件比如今催促我们工作的任何现代工具都要好用因为她符合之前建立的社会准则:

  1. 大多数人都知道如何用
  2. 你可以默认选择收件人
  3. 没人期待邮件能迅速回复,尤其你还不在公司
  4. 有一些行为准则能够使得邮件更加可控。例如,没人能只写“Hey 欧文”就开始讨论问题,即使有的时候我也有点啰嗦。

不要误以为我是电子邮件的追随者,我不是。它本身也有很多的问题,比如说你根本就不知道收件人是否看到了你的消息。只能不断地答复:答复:答复:问题答复:非常重要!——但是至少能保证别人能了解到事情的紧急程度。

当我使用Slack的时候,我唯一期望的就是“收件箱零邮件”,现在也不可能了。收件箱只会不断地涌入消息。所以,我们如今已经放弃了“谨致问候”和“很抱歉没能回送”,但是我们已经将它视作是一个堆满无聊动图、陈旧问题、以及上千条从GitHub发来通知的窗口。

记住,我觉得我们还无法摆脱一些沟通工具,并且我甚至不是特别确定我们是否需要,但是如今我们都应该学会如何使用这些工具。

不要放弃聊天工具

在工作中聊天有点像在你的脑子里放上一个开放工作室,但是如果你可以分神并且对人们如何同你在聊天中沟通设定了一个期望值,那么这会对你造成巨大的影响。

在网上聊天真的非常高效,能够迅速获得反馈,并且迅速搜集一批信息——如果你能够正确使用的话。如果你的团队没有任何规章或者框架的话,它就会变成一个分心怪兽,吞掉你一整天的工作。

以下是一些我用来管理Slack的方法,我分享出来,在使用这款强大的沟通工具中我们能够弄清楚什么是正确的事。

1.下线。我发现最有效率的方法就是一点:将你的上线标志永远改为:“离开”。如果人们没有看见你名字旁边的绿点,他们可能会少发无聊的问题给你,这个从源头开始就防止了一些分心的可能。这个很简单,但是很实用,没人能知道。

Todoist最近发布了一款Slack的竞品软件,默认不发送通知,并且使用一些工具阻止长期在线。这家公司称实时沟通软件正在损坏我们的注意力,甚至打算删掉在线提示。

2.调整期望值。这有点难,尤其是你不是调整团队期望值的经理。邮件符合所有的社会准则——不在办公室的时候不用回复,简洁点等等。

最有效率管理即时沟通工具的方法是要告诉别人,如果他们在你私人时间给你发Slack消息的话,你不能保证丢下所有事情回复他。所以使用“请勿打扰”标签来设立一些限制,并且一直坚持这么做。

如果有人在晚上发你消息,说“就是一个小小的问题”,即使很琐碎也不要立刻回复。相反在早晨回复一下,说明你在晚上不会回复Slack,并且说明或许邮件是更好的方法。

3.给你自己设个“Slack”时间。一整天开着悬浮窗接受消息真的很让人崩溃,所以就不要这么做。我知道你有的时候会担心漏掉一些信息,但是给自己设定一个查看Slack的时间,并且强迫你一直这么做。

在你的手机上设定一个提醒或者是日历表,然后每15-30分钟查看回复一次,并且在这之后再次断开。如果有人在你离开的时候真的有什么紧急的事情,他们会打电话给你。

4.仔细的发信息。我相信那些在发信息之前只说“你好”的人是最差劲的,因为他在没完整传递想法之前,就让你分心。

在聊天中请不要说“你好”。你能越快问问题,你就能越快得到答案。

5.复杂的任务?发邮件。当你需要团队仔细回复的话,那就转向发邮件。不要在Slack上直接询问别人对于公司的策略看法,你只会收到一些没什么意义的单线回复。如果你真的想要别人回复之前坐下来好好思考一下,使用一些异步(asynchronous)沟通工具。

6.当你度假的时候,不要回复。不要妥协。不要安装任何应用,把你的状态改为“度假中”,并且保证告诉所有人你无法联系到,否则当你回去工作的时候很难搞清楚什么是任务,什么只是一个需要阅读的信息。

当你出门离开工作几个小时,或者几天的时候,你应该给别人留下不会回复Slack的印象,因为这不是你应该做的。

记住了,聊天工具生来就让人非常上瘾,所以如果没有很好的管理办法,我们就很难从中脱身。

邮件看起来很老,但是有的时候它的确很管用。

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